Herramientas para el control de proyectos

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Herramientas para el control de proyectos

Analizamos a fondo 2 herramientas online para la Gestión de Proyectos.

La gran mayoría de los productos de T.I (Tecnologías de la Información) que hoy existen, ya sea en el ámbito del Hardware o, más específicamente, del lado del Software, son el resultado de la labor conjunta de equipos de trabajo organizados. Ya ha quedado atrás el tiempo del programador solitario y en su lugar vemos pequeños y a veces grandes equipos de trabajo colaborando para producir una app novedosa, o una web espectacular.

Eso quiere decir que en cualquier momento un desarrollador de software (o de cualquier producto de TI) estará colaborando o incluso liderando equipos de trabajo para la realización de un proyecto.

Actualmente se cuentan con buenas herramientas que le permiten al Administrador de Proyectos llevar un adecuado control del proyecto y tener una buena comunicación con su equipo de trabajo. A continuación analizamos 2 de estas herramientas exponiendo los siguientes criterios: nombre de la herramienta, utilidad, facilidad de uso, costo y documentación disponible.

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1. iMeetCentral

Utilidad. Es una excelente herramienta que nos permite centralizar todo el trabajo. Se puede invitar solo a los miembros de un determinado equipo a participar en ese proyecto. Es posible para el administrador controlar qué usuarios pueden descargar determinados archivos. Acepta la carga de archivos o bien se pueden utilizar archivos de otras ubicaciones de almacenamiento en la nube. Los usuarios pueden compartir, editar y comentar los archivos (y acepta diferentes tipos de archivos).

Se pueden establecer metas, crear tareas priorizadas, listas de tareas, y realizar asignación de tareas manual o automáticamente. Proporciona informes que permiten analizar el avance del proyecto, y herramientas como Dashboars, y diagramas de Gantt.

Permite enviar notificaciones por email, crear triggers de base de datos (sin requerir conocimientos de programación). Cuenta con informes de diversos tipos: de estado, de recursos de proyecto, de registros de actividad, inicios de sesión de los miembros, tiempos, páginas vistas, entre otros.

Un rasgo interesante es la capacidad de convocar y realizar reuniones en línea de audio y video, con capacidad de tomar notas y chatear hasta para 15 personas. Contiene también calendarios compartidos donde se pueden agendar eventos, fechas de vencimiento, etc.

Además, ofrece una API basada en JSON para integrar la plataforma a sistemas existentes o a sistemas por desarrollar.

Garantizan medidas de seguridad tanto para los datos, como para la aplicación, la red y los servidores.

Facilidad de uso. Es de muy fácil uso, orientada a la web, y con sus secciones bien definidas, por lo que su manejo es intuitivo y la interfaz muy atractiva y amigable para el usuario.

Costo.  Tiene al momento de realizarse esta investigación 2 tarifas: Marketers+Agencies cuyo costo es de 45 dólares por usuario y por mes y la tarifa Empresa con un costo de 25 dólares por usuario, por mes.  (Premiere Global Services, 2015).

Documentación disponible. No ofrece algo así como un manual de usuario, pues su interface es bastante intuitiva, sin embargo, debido a que es una empresa online considerablemente grande (más de 500 000 usuarios) cuentan con una línea telefónica para atención inmediata, así como sus respectivos medios de contacto electrónico.

¡Recomendada! La aplicación cuenta con una gran aceptación de sus usuarios, sus medidas de seguridad son buenas y sus características de uso hablan por sí mismas. Su precio es bastante elevado, no al alcance de pequeñas startups que cuentan con recursos muy limitados.


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2. RedBooth

Utilidad. Cuenta con el requerido espacio de trabajo centralizado, que contiene en un mismo punto discusiones, archivos, documentos, correos, y una herramienta de búsqueda rápida. Integra un chat de negocios integrado con las áreas de proyectos y tarea. Cuenta con un sistema de videoconferencia de alta definición que permite compartir la pantalla, grabar la reunión o programar una llamada.

Puede gestionar tareas, asignándoles un propietario y una fecha límite (o reasignar tiempos si fuese necesario).

Un aspecto atractivo es la herramienta Advanced Workflow Reporting que viene siendo un dashboard y a la vez una herramienta de toma de decisiones para los líderes de proyecto que les permite rápidamente analizar el avance de su proyecto a través de gráficas sencillas pero muy completas.

Permite la integración de otras herramientas de la nube como son: Outlook, Box, Evernote, Dropbox, Google Drive, Zendesk y otras. Además cuenta también con una  API que permite integrar la plataforma con aplicaciones personalizadas.

Además tiene Apps Móviles para utilizar la plataforma en cualquier dispositivo iOS o Android.

En cuanto a la seguridad ofrece cifrado SSL de 256 bits y los datos están alojados en un servidor certificado en SAS 70.

Facilidad de uso. También es una herramienta muy fácil de manejar, ambiente web, con interfaces atractivas y de uso muy intuitivo. Sus apss también facilitan el acceso desde dispositivos móviles.

Costo. Maneja 2 tarifas básicas: Professional con un costo de 5 dólares por usuario y por mes, que va de 5 a 20 usuarios. La tarifa Business es de 15 dólares por usuario y por mes y va de 10 usuarios en adelante. También tienen planes para quienes cuentan con una nube privada, pero en ese caso se tiene que contactar con la empresa para realizar un presupuesto personalizado. (RedBooth, 2015)

Documentación disponible.  Cuenta con un servicio de capacitación para el equipo de trabajo llamado Best-in-Class Onboarding and Support que permite realizar un entrenamiento gratuito y personalizado para el equipo de trabajo.

¡Recomendada! Esta aplicación es más accesible a empresas pequeñas o startups que apenas comienzan. Sin embargo, no cuenta con muchas herramientas para la gestión de proyectos, es más para la elaboración de tareas y comunicación en equipos de trabajo. Si se desea solamente llevar un seguimiento de las tareas y cumplimiento de las fechas límite, esta puede ser una buena opción como herramienta de control de proyectos.

¿Qué herramienta nos recomiendas tú?

Referencias

  1. Premiere Global Services (2015). iMeet Central. Disponible en [https://www.imeetcentral.com]. Consultado el 8-11-2015.
  2. RedBooth (2015). Business Project Managment Tools. Disponible en [https://redbooth.com]. Consultado el 8-11-2015.
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